Copilotで実現できること

Copilotを活用することで、これまで時間のかかっていた様々なタスクを効率化できます。
例えば、Teams会議の内容を自動で要約して議事録を作成したり、Wordで入力したキーワードからプレゼンテーション資料のたたき台をPowerPointで自動生成したりすることが可能です。さらに、長文のメールやドキュメントの要約、複雑なExcelデータの分析とグラフ化、さらにはアイデア出しの壁打ち相手としても活躍します。

Copilotの種類と料金プラン

Copilotには、無料で利用できる基本的なプランから、より高度な機能を備えた法人向けの有料プランまで、複数の種類が存在します。無料版でもAIチャットや画像生成などの基本的な機能は利用できますが、ビジネスで本格的に活用するなら有料プランが推奨されます。

法人向けの「Copilot for Microsoft365」は、セキュリティが強化されており、社内の機密情報を扱う業務でも安心して利用できるのが大きな特徴です。

資料作成を効率化する活用術

Wordで作成した報告書や企画メモを基に、PowerPointのスライドを自動生成できます。
「このWord文書からプレゼンテーションを作成して」と指示するだけで、Copilotが内容を解釈し、適切なタイトル、箇条書き、デザインのスライド構成案を数秒で提案してくれます。これにより、資料の骨子作成にかかる時間が大幅に削減され、内容のブラッシュアップに集中できます。

会議の生産性を高める活用術

Microsoft Teamsと連携することで、会議の生産性を飛躍的に向上させます。
会議中に「ここまでの議論の要点をまとめて」と指示すれば、主要なトピックや決定事項をリアルタイムで整理してくれます。会議に遅れて参加した場合でも、「何を聞き逃しましたか？」と尋ねるだけで、それまでの議論の流れを瞬時に把握できます。会議終了後には、議事録やタスクリストのたたき台が自動で生成されるため、議事録作成の工数を大幅に削減可能です。

情報収集・分析を高速化する活用術

Excelでのデータ分析もCopilotの得意分野です。
複雑な関数を知らなくても、「売上データから製品別の傾向を分析してグラフ化して」といった自然言語で指示するだけで、データの集計、分析、可視化を自動で行います。これにより、データ分析の専門知識がない担当者でも、データに基づいたインサイトを迅速に得ることが可能になります。

メール作成・管理を効率化する活用術

Outlookと連携し、メール業務を効率化します。
長文のメールスレッドの内容を要約させたり、「プロジェクトの進捗遅延を詫びる丁寧なメールを作成して」といった指示で、状況に応じたメール文面の下書きを作成させたりすることができます。これにより、メールの処理にかかる時間を短縮し、より重要なコミュニケーションに集中できます。

プログラミング開発を支援する活用術

開発者向けには、コードの自動生成や修正、デバッグのサポート機能を提供します。
「Pythonで特定のデータを処理するコードを書いて」といった指示で、目的のコードを生成させることが可能です。これにより、開発者はコーディング作業の効率を上げ、より複雑なロジックの実装や品質向上に時間を費やすことができます。

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公開日：2023年8月17日 AIツールはいつ使う？用途や会社にあったAIツールの選び方 AIツールは、用途やビジネスモデルに応じて最適なものを選ぶ必要があります。AIツールの特徴や種類といった基礎知識と、最適なAIツールを見極める選び方について解説しています。

生成された情報の正確性を必ず確認する

Copilotが生成する情報や文章は、必ずしも100%正確であるとは限りません。特に、最新の情報や専門性の高い分野においては、誤った情報を含んでいる可能性があります。
Copilotからのアウトプットはあくまで「下書き」や「たたき台」と捉え、最終的には必ず人間の目で内容を精査し、ファクトチェックを行うことが不可欠です。

生成物の利用方法に十分気を付ける

Copilotが生成した内容を利用する際には、十分な注意を払うことが極めて重要です。生成AIは様々な情報を作り出せる便利なツールですが、その出力をそのまま使用することには複数のリスクが伴います。

各自の業務やビジネスにおいて適切に利用することを心がけ、コンプライアンス違反や権利侵害に気をつける必要があります。

以下の表は、Copilot活用における主な注意点と対策をまとめたものです。

まず、プロンプトの設定段階から適切な利用を前提とした指示を心がける必要があります。犯罪や差別、誰かを害するようなコンテンツを生成しないよう、入力するプロンプトの内容に十分気をつけましょう。

次に重要なのは、生成物をビジネスで利用する際の慎重さです。Copilotが生成した内容が、必ずしも正確であるとは限りません。犯罪や差別、誰かを害するようなコンテンツでなくとも、利用方法によっては許容や虚偽の拡散につながる恐れがあります。

さらに注意すべきなのが、著作権をはじめとする各種権利侵害のリスクです。生成AIの出力物自体は、原則として著作権がないとされています。しかし、過去の著作物や登録商標に類似する内容を生成してしまう可能性はゼロではありません。

生成物の利用方法に十分気をつけることは、Copilotを安全かつ効果的に活用するための基本です。便利さに目を奪われるあまり、リスクを見落とすことがないよう、常に慎重な姿勢を保ちましょう。

AIに依存しすぎない意識を持つ

Copilotの便利さに慣れるあまり、思考プロセスそのものをAIに委ねてしまうことには注意が必要です。Copilotは思考を補助し、作業を効率化するためのツールであり、最終的な意思決定や判断は人間が行うべきです。Copilotの提案を鵜呑みにせず、批判的な視点を持ち、自らの思考力を維持・向上させる意識が重要です。

Copilotは対話プロンプトを繰り返し成果物の質を上げる

AIを活用する際、よく言われる”プロンプト”は必ずしも必要ではありません。プロンプトは対話です。この対話プロンプトを繰り返しながら成果物をブラッシュアップしていくアプローチが極めて効果的です。最初の指示で完璧な結果を得ようとするのではなく、段階的に改善を重ねることで、最終的により良いアウトプットを生み出すことができます。

このプロセスは、まず初期プロンプトで基本的な方向性を示すところから始まります。生成された結果を確認したら、そこから「やり直し」「修正」「深掘り」「まとめ」といった様々な依頼を通じて、成果物を磨き上げていくのです。

このような対話の繰り返しを通じて、Copilotはあなたの意図をより深く理解し、求める成果物に近づいていきます。一度の指示で諦めるのではなく、何度も対話を重ねることで、期待以上の結果を得ることができるのです。

重要なのは、各段階でのフィードバックを具体的かつ明確にすることです。「もっと良くして」といった抽象的な指示ではなく、「この部分の説明をもっと詳しく」「専門用語を一般的な言葉に置き換えて」といった具体的な改善点を伝えることで、効率的に質の高い成果物へと近づけることができます。

付加価値創出のためにCopilotを活用する

Copilotの真価は、業務効率化だけでなく付加価値創出のために活用することで初めて発揮されます。まず理解すべきなのは、業務の効率化は大事ですが、それだけでは仕事の価値は変わらないという事実です。たとえば、議事録作成の時間が半分になったとしても、その議事録自体の品質や価値が向上しなければ、あなたの仕事に対する評価は本質的には変わりません。

効率化のための生成AI活用は、「ムリムダを減らす」というアプローチです。具体的には、相手から見ると単に作業が繰り返し作業の効率化を図るものであり、議事録を早く書くといった時間短縮が主な成果となります。

一方で、質向上のための生成AI活用は、「本来こうあるべきを実現する」というアプローチです。このアプローチでは、顧客や担当者のニーズに応える、判断や行動をしやすくするといった、より本質的な価値創出を目指します。

重要なのは、両方のアプローチをバランスよく組み合わせることです。まず効率化によって時間を生み出し、その時間を使って付加価値の高い業務に取り組む。このサイクルを確立することで、Copilotは単なる時短ツールから、あなたの仕事の価値を根本的に高めるパートナーへと変わります。

顧客や相手視点でCopilotを活用する

Copilotを活用して業務の質を高めるためには、顧客視点を忘れないことが何よりも重要です。たとえば、Copilotを使って報告書を素早く作成できたとしても、その内容が読み手にとって分かりにくければ意味がありません。

一方、顧客/相手志向での活用は、あるべき姿を実現し仕事の成果を高めることを目的としています。この視点でCopilotを活用すると、「お客様にもっとできることはないだろうか」「どうしたら伝わりやすいだろうか」という問いかけが自然と生まれるでしょう。

具体的な実践例を考えてみましょう。顧客向けの提案資料を作成する際、自分志向であれば「早く完成させること」が目標になります。しかし顧客志向であれば、「顧客の課題を深く理解し、それに対する最適な解決策を分かりやすく提示すること」が目標となるのです。

Copilotを使えば、顧客の業界動向や競合情報を素早く収集し、それをベースにした提案内容を作成できます。さらに、顧客の理解度に応じた説明の仕方や、視覚的に理解しやすい資料構成についてもアイデアを得ることが可能です。

このように、効率化で生まれた時間を「相手にとっての価値向上」に投資することで、業務の質は飛躍的に高まります。単に作業を早く終わらせるのではなく、その先にいる相手のことを常に考える姿勢が大切です。業務の質を高めるには顧客視点を忘れない。この原則を常に心に留めておくことで、Copilotは単なる作業効率化ツールから、顧客価値を創造するパートナーへと進化します。