RPAを社内展開・全社展開するには？課題や流れ、成功するためのポイント

更新日：2023年1月10日

RPAとは、従来、人がパソコンで行っている業務を、ソフトウェアロボットに代替して自動化を実現するITツールのことです。

RPAを社内に導入し活用することで、様々な業務の効率化を目指せるため、少ない労働力でも生産性の維持、または向上が可能となります。

本記事では、RPAのメリットや導入にあたっての障壁、流れなど、RPAを社内展開するための方法を解説します。

RPAを社内展開するメリットとは

RPAを社内展開するメリットは、大きく以下の2つが挙げられます。

スタッフが使用する業務用パソコンで行われる業務に留まらず、部署をまたいだ業務もRPAで自動化できます。

RPAで自動化する際には、従来の業務フローを可視化し、非効率・無駄な作業を見つけてフロー全体を見直しましょう。

なお、スタッフが個人的に作成したロボットで業務を自動化すると、管理が甘くなりやすくなる傾向にあります。作成した本人でないとその後の管理ができない場合、RPAにかかる業務が属人化してしまったり、スタッフ個人の業務用パソコンのなかでしか使うことができなくなってしまいます。

こうした現象を防ぐため、ロボットの品質管理や業務への導入・運用方法を社内全体でコントロールすることが必要になります。社内全体で導入を推進し、データなどを一元管理すれば、RPAの導入効果を社内全体で享受でき、管理コストの削減にも繋がります。

RPAを社内展開する上で起こりうる障壁・課題

RPAの社内展開には、以下のような障壁や課題が考えられます。

全社員がRPAについて理解すること

RPAを社内展開する上で、全社員にRPAについての理解を求めるのは難しい可能性があります。

しかし、社員への十分な説明がない状態で現場への導入を進めてしまうと、反対されたり、社員による活用に繋げられなかったりするでしょう。

まずは全社員へ、RPAの導入によって業務効率が上がること、社員一人ひとりの業務工数や負担が下がることを説明しておくことが大切です。

RPAを扱い、管理できる人材の育成

RPAについての知見や管理スキルを持つ人材がいなければ、社内展開につなげられません。

そもそもどのように業務を自動化したら良いのかがわからないため、社内全体に浸透させにくくなります。

そのため、RPAの運用・管理ができる人材の確保を進めるのはもちろんのこと、社員の育成も行う必要があるため、組織編成や予算組みなどが大切になっていきます。

自動化できる業務がない

もし自動化できる業務がない、という場合には、RPAの社内展開はできません。

RPAを利用できるのは、人がパソコンで実施する定型的な業務に限るため、AIのように人の判断や感性が求められる業務には向かないのです。

そのため、業種や部署によってRPAの導入で自動化できる業務の有無や業務量は異なります。

むやみにRPAを導入しようとせず、どのような業務を自動化すべきか、対象となる業務をピックアップしてから検討する必要があるでしょう。

RPAを社内展開していく方法・流れ

RPAを社内展開していくには、以下の流れを踏んでいきます。

1. RPAツールの選定

社内展開を進めていくには、まずRPAツールを選定します。

RPAツールには多種多様なものがあり、開発メーカーによって特徴が異なるため自社で運用する方法や予算に合わせたものを導入する必要があります。

例えば、社内にIT部門がない場合には、非IT部門の人でもスムーズにシナリオ作成できるツールがおすすめといえるでしょう。

複数名で利用するなら1ライセンスで複数名利用が可能なツールを導入するという選び方もあります。

2. シナリオ作成・運用をする人材の確保

RPAツールを選定するのと同時に、シナリオ作成やツールの運用を担う人材を確保する必要があります。

非IT部門でシナリオを作って運用していくのか、IT部門にすべての運用を任せるのかによっても、どのような人材を確保・育成すべきかが異なるため、最初の段階で決めておくべき事項の1つといえます。

3. 一部の部署でRPAを導入する

ツールの選定や人材を決定したら、まずは一部の部署でRPAを導入してみましょう。

RPAのノウハウが蓄積される前に全社的に展開すれば、かえって業務が非効率になったり、挫折につながったりしてプロジェクトが失敗する可能性が高くなります。

初期段階で失敗のイメージがついてしまうと現場での推進が困難になってしまいます。

まずは、導入しやすく自動化による効果が得られそうな部署を選定してスタートしてみましょう。

4. 部署内で自動化する業務を増やす

一部の部署でスタートし、ある程度効果が見えてきたら、その部署内で実施事例を増やしていくと良いでしょう。

できれば、作業が単純・頻度の高い業務から自動化を進めれば、部署内に成功事例のノウハウを蓄積しやすいはずです。

自動化によって工数の削減や業務負荷の低減などの効果が複数の業務で見られ始めたら、他部署へ展開していきます。

5. 他部署でもRPAを導入する

一部の部署内で、RPAによる自動化が進めば、他部署の業務にも順次応用していきましょう。

社内でのノウハウが蓄積している段階であるため、対象業務のピックアップやロボット作成もスムーズにできるようになっているはずです。

社内全体で導入する前に、品質や運用方法などを管理する体制を構築しておく必要があります。

RPAのプロジェクト推進チームや担当者を作り、各部署の業務を自動化するサポート体制を整えるということです。

全社的に業務効率化の実績をいくつも作ることができれば、幅広い業務への展開が着実に進むでしょう。

RPAの社内展開を成功させるためのポイント

RPAの社内展開を成功させるには、以下のポイントに注目してみてください。

RPA導入の必要性を理解してもらう

RPAの社内展開を成功させるためには、まず社員に導入の必要性を理解してもらう必要があります。

社員の同意や支持がなければ、そもそもプロジェクトの推進が難しいためです。

社員へ必要性を理解してもらうには、RPAに関する発表会や社内研修の時間を設けましょう。

発表会・社内研修の時間を設ける

発表会や社内研修の時間を設けるのは、社員への認知を高めるためです。また、RPAの導入は上層部が進めるというケースが多いですが、プロジェクトに関与していない上層部のメンバーにどのように進めていくのか報告するためでもあります。

進め方としては、例えば、社内用のポータルサイトでRPAの事例発信・案件募集をしたり、デモムービーを制作して載せたりすれば、社内PRがスムーズに進むでしょう。

社内PRが進めば、実践を取り入れた社内研修にも抵抗なく取り組めるはずです。

RPA導入と運用の前に、社内研修を実施するための人材確保も必要となってきます。

RPAを扱うことのできる人材を育成する

RPAの導入にあたっては、管理・運用できる人材や、社員を育成できる人材の確保が急務となります。

研修や社内PRによって認知度を高めるのと同時に、人材の選定や確保、プロジェクトチームの発足などを進めていくことが大切です。

まとめ

RPAの社内展開を進めるためには、まず人材育成や全社へ知見を浸透させる必要があります。

そして人材を育成するためには、社内研修の実施が急務です。

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